Backoffice: strategia di Business Process Outsourcing

L’attività di back office oggi rientra in una strategia di ampia portata che prende il nome di Business Process Outsourcing - BPO, il processo di esternalizzazione di alcune funzioni o processi aziendali. Il Business Process Outsourcing o BPO comprende l’esternalizzazione di servizi di back office e di servizi di front office. Le attività di back office includono funzioni di business interne come quelle di natura amministrativa.

I servizi di back office possono essere di vario tipo. Sostanzialmente consistono nella gestione di tutte quelle attività che vengono svolte non direttamente a contatto con la clientela (Front Office), ovvero: pratiche amministrative, verifiche contratti, acquisizione richieste di finanziamento, verifica documentale, data entry modulistica e questionari, elaborazione dati statistici, ecc…

I servizi di front office, invece, comprendono tutte le attività e le funzioni svolte da un Contact Center Multicanale,  in particolar modo quelle di un call center inbound (customer care, assistenza clienti, help desk, booking ecc…).
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Quali sono i vantaggi di una strategia di BPO – Business Process Outsourcing?

Flessibilità. Una strategia di BPO significa aumentare la flessibilità dell’organizzazione aziendale, chiave di successo per affrontare mercati internazionali sempre più competitivi.

Trasformazione dei costi da fissi in variabili: i costi si trasformano. Il ricorso all’outsourcing permette alle aziende di trasformare i costi da fissi in variabili. Se i costi fissi producono una rigidità economico/finanziaria che rende le aziende poco flessibili ai cambiamenti dell’economia, i costi variabili aiutano le grandi, piccole e medie imprese a rispondere velocemente alle trasformazioni del mercato. Trasformare i costi fissi in variabili significa anche che l’azienda affronta e cavalca i trend del mercato senza essere costretta a investire in infrastrutture, asset e nuove risorse interne.

Concentrati sul core business. Esternalizzando attività amministrative, ripetitive e caratterizzate da picchi di elevate moli di lavoro, le risorse interne si concentrano sul core business aziendale. Ottimizzate le risorse, l’azienda dedica più tempo all’elaborazione dei valori e dei principi guida della strategia aziendale.

Cesaweb è un fornitore di servizi BPO specializzato nell’erogazione di servizi ICT. Cesaweb studia assieme al cliente le criticità del business aziendale e offre soluzioni di back office, per gestire tutte le attività che non hanno contatto con la clientela come il document management e l’archiviazione elettronica documentale.

Ogni attività viene sottoposta ad elaborazioni descritte in specifiche procedure operative concordate con le aziende clienti. L’espletamento di queste attività di back office avviene attraverso l’integrazione dei diversi canali di comunicazione quali e-mail, fax, telefono, web e/o l’utilizzo di software appositamente sviluppati.

Servizi di Backoffice

L’utilizzo dei servizi di back office offerti da Cesaweb consente al cliente di concentrarsi maggiormente sul proprio core business, delegando all’esterno attività ripetitive o sulle quali viene richiesta la garanzia di precisi livelli di servizio e di costo difficilmente gestibili tramite risorse interne.
Di seguito alcuni tra i clienti che hanno beneficiato dei servizi di back office offerti da Cesaweb che si è progressivamente specializzata nell’erogazione di servizi di back office finanziario:

• Prestitalia S.p.A.
• B@nca 24-7
• Finanzio Facile S.p.A.
• IFGroup s.r.l.
• Quinto Facile Web
• Novafin s.r.l.

I principali vantaggi che derivano dai servizi di back office per l’azienda sono:

• alleggerimento dei carichi di lavoro per l’organizzazione, specie per quelle attività di precisione e ripetizione dei processi che con l’esternalizzazione del back office vengono svolte all’esterno;
• maggiore flessibilità dell’organizzazione interna;
• flessibilità dei costi, vengono abbattuti i costi fissi del personale e rispettati budget difficilmente gestibili tramite risorse interne;
• garanzia di elevati livelli di servizio definiti contrattualmente, perché il servizio viene svolto da professionisti dotati di competenze specialistiche.

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Archiviazione elettronica documentale

L’ archiviazione ottica dei documenti è una tecnica di gestione delle informazioni moderna ed efficiente che consente di disporre di un archivio elettronico.  All’interno dell’archivio i documenti possono essere consultati in qualunque momento e da qualunque postazione di lavoro, sia interna che esterna alla rete aziendale, purché autorizzata, e rielaborati o distribuiti senza inutile occupazione di spazio.

Cesaweb S.p.A. offre alle aziende una soluzione completa per realizzare un archivio elettronico che sia a norma di legge e consenta di ridurre la carta in azienda. Libera dalla carta, l’organizzazione taglia i costi legati alle modalità di archiviazione tradizionale e riduce gli sprechi.

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