Grazie al servizio di archiviazione i documenti cartacei dei clienti, quali fatture, contratti, lettere, bolle, ordini, ecc. vengono sottoposti ad un processo di scansione e indicizzazione, che consente, attraverso chiavi di ricerca multiple, di archiviare, ricercare, stampare ed inoltrare tramite e-mail tutti i documenti creati in formato elettronico.

L’accesso immediato ad un archivio facilita le attività decisionali di un’azienda e ne migliora il customer service.

Cesaweb è attualmente una delle poche realtà in grado di offrire una soluzione completa per la realizzazione di un archivio elettronico legalmente valido, dalla consulenza all’infrastruttura informatica, dalla scansione all’archiviazione fisica, dalla connettività alla sicurezza di rete.

A chi si rivolge

Il servizio di Archiviazione elettronica documentale di Cesaweb si rivolge a tutte le aziende con elevati volumi di documentazione, come Banche, Finanziarie, Assicurazioni, Enti Pubblici, ecc., che hanno la necessità di accedere in maniera immediata, facile e sicura a tutti i propri documenti.

Vantaggi

I principali vantaggi dell’archiviazione elettronica documentale sono:

• riduzione degli spazi: nel caso in cui si adotti la scansione con firma elettronica il documento cartaceo originale potrà essere eliminato in quanto, al suo posto, quello in formato elettronico ha completa validità legale. Nel caso in cui si preferisca mantenere il supporto cartaceo originale, questo potrà comunque essere immagazzinato presso depositi specializzati, decentrati e a basso costo, liberando prezioso spazio negli uffici;
• minimizzazione dei costi di gestione: meno spazio occupato, meno personale necessario per archiviare, riordinare e ricercare manualmente i documenti. Grazie alla firma elettronica, vi è la possibilità di archiviare direttamente il file firmato senza procedere alla stampa con un ulteriore riduzione di costo;
• sicurezza e riservatezza: niente perdite accidentali o dolose e duplicazioni inutili, i documenti non sono alla portata di tutti ma sono sempre accessibili via web solo a chi è abilitato, mediante web browser standard;
• inalterabilità: niente più documenti sbiaditi o strappati;
• condivisione e accessibilità: non più documenti cartacei che passano da una ufficio all’altro, ma condivisione totale ed immediata, anche via Internet. L’accesso ai documenti è possibile 24 ore su 24 per 365 giorni l’anno. Si ha, inoltre, la possibilità di far accedere più utenti allo stesso documento senza duplicarlo. Le informazioni saranno più complete, più immediate e meglio fruibili;
• aumento della produttività: la riduzione dei tempi di gestione permette di aumentare la produttività, consentendo di dedicare più tempo ad attività più redditizie;
• miglioramento dell’ immagine: l’azienda migliorerà nettamente la propria immagine in quanto ci saranno risposte più pronte e certe, in qualsiasi momento;
• integrazione con software di Document Management: oltre alle funzioni di ricerca e consultazione on-line già descritte, è possibile interfacciare i documenti in formato elettronico con i sistemi informativi eventualmente già utilizzati in azienda e/o con software di Document Management (tipo Protocollo Informatico) e Workflow Management, consentendo un’ulteriore ottimizzazione dei processi interni.

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Scheda Archiviazione elettronica documentale